Pengertian Sekretaris
Sekretaris adalah seorang profesional yang bertanggung jawab untuk membantu dalam menjalankan tugas-tugas administratif dan manajerial di sebuah organisasi atau perusahaan. Seorang sekretaris biasanya bekerja di kantor dan memiliki peran penting dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan.
Pengertian Sekretaris Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, sekretaris adalah seseorang yang bertugas mencatat, menyimpan, dan mengelola surat-menyurat serta mengatur jadwal dan pertemuan.
Pengertian Sekretaris Menurut Para Ahli
Berdasarkan pendapat para ahli, pengertian sekretaris dapat dirangkum sebagai berikut:
1. Menurut Mulyadi T. Palar, sekretaris adalah seseorang yang memiliki tugas untuk membantu pimpinan dalam menjalankan tugas administratif, mengatur jadwal, dan menyimpan dokumen penting.
2. Menurut Djoko Purwanto, sekretaris adalah individu yang memiliki pengetahuan dan keterampilan dalam menjalankan tugas administratif, mengatur jadwal, dan mendukung kegiatan pimpinan.
3. Menurut Drs. H. Abdul Kadir, sekretaris adalah orang yang memiliki tanggung jawab untuk mengatur dan melaksanakan tugas administratif serta membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan.
4. Menurut Maryamah Karpus, sekretaris adalah seorang profesional yang memiliki peran penting dalam menjaga kelancaran komunikasi, mengatur jadwal, dan mengelola dokumen penting di sebuah organisasi.
Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris
Seorang sekretaris memiliki berbagai tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan, antara lain:
1. Mencatat dan menyimpan dokumen penting seperti surat-menyurat, laporan, dan dokumen lainnya.
2. Mengatur jadwal dan pertemuan pimpinan, serta memberikan pengingat penting terkait jadwal tersebut.
3. Menyusun dan menyampaikan agenda rapat kepada peserta.
4. Membantu dalam proses pengambilan keputusan dengan menyediakan informasi dan data yang diperlukan.
5. Mengelola komunikasi internal dan eksternal perusahaan.
6. Menyusun dan mengelola arsip perusahaan untuk memudahkan akses dan pencarian dokumen.
7. Membantu dalam proses perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi kegiatan perusahaan.
8. Menjaga kerahasiaan informasi yang bersifat rahasia atau sensitif.
Kualifikasi dan Keahlian yang Dibutuhkan oleh Seorang Sekretaris
Untuk menjadi seorang sekretaris yang profesional, terdapat beberapa kualifikasi dan keahlian yang dibutuhkan, antara lain:
1. Pendidikan: Seorang sekretaris umumnya memiliki latar belakang pendidikan di bidang administrasi atau manajemen perkantoran.
2. Keterampilan komunikasi: Seorang sekretaris harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik, baik dalam bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris.
3. Keterampilan teknologi informasi: Kemampuan dalam mengoperasikan komputer dan menggunakan perangkat lunak perkantoran seperti Microsoft Office sangat penting bagi seorang sekretaris.
4. Keterampilan organisasi: Seorang sekretaris harus memiliki kemampuan dalam mengatur jadwal, mengelola dokumen, dan menyusun agenda rapat.
5. Kerjasama tim: Seorang sekretaris juga harus dapat bekerja dalam tim dan berkoordinasi dengan berbagai departemen di perusahaan.
6. Kepercayaan diri: Seorang sekretaris harus memiliki kepercayaan diri yang tinggi dalam menjalankan tugas-tugasnya dan berinteraksi dengan orang lain.
Kesimpulan
Sekretaris adalah seorang profesional yang memiliki peran penting dalam menjaga kelancaran operasional sebuah perusahaan atau organisasi. Tugas dan tanggung jawab seorang sekretaris meliputi mencatat dan menyimpan dokumen, mengatur jadwal dan pertemuan, membantu dalam pengambilan keputusan, mengelola komunikasi, dan menjaga kerahasiaan informasi. Untuk menjadi seorang sekretaris yang profesional, diperlukan kualifikasi dan keahlian di bidang administrasi, komunikasi, teknologi informasi, organisasi, kerjasama tim, dan kepercayaan diri.
